Do papel para o aplicativo: seis fatores de sucesso para digitalização

Processos de digitalização. Isso parece complexo, mas pode ser muito simples. Nesse texto, nós pensamos a importância da digitalização para serviços de Utility, Facility, entre outros.

Conheça os 6 fatores de sucesso para que a entrada na manutenção digitalizada seja possível.

Como iniciar uma manutenção digitalizada?

Hoje, um fornecimento de energia sem interrupções é mais importante do que nunca, assim como a gestão profissional de plantas, redes, e outros serviços. O registro dos chamados de forma tradicional fica preso à montanhas de papel e tabelas simples de Excel, e estão se mostrando cada vez mais insuficientes. Para cumprir todos os regulamentos e recomendações do setor de serviços, é aconselhável digitalizar os processos de manutenção. Com a abordagem correta, isso é rápido e fácil.

No caso de Utility Services, cada falha no fornecimento de energia tem sérias conseqüências, hoje. Devido à grande importância da Internet para todas as áreas da vida, uma fonte de alimentação ininterrupta tornou-se ainda mais importante e a pressão sobre os operadores de rede aumentou: os fornecedores de energia têm as mais altas exigências em segurança energética. A fim de reduzir o risco de interrupções prolongadas, a manutenção profissional de plantas e redes é, portanto, de grande importância. Para Facility, as exigências do clientes e o cumprimento dos SLAs são os fatores que “fiscalizam” a qualidades dos serviços desse setor, e são essas demandas que podem ser mais facilmente atendidas e registradas com a digitalização de processos.

Ao mesmo tempo, os requisitos para a segurança ocupacional e a documentação de medidas de proteção estão aumentando. Se, no caso de um acidente ou mau funcionamento, o equipamento não foi mantido adequadamente ou as normas de segurança não foram respeitadas, isso pode levar a uma tempestade de indignação e danificar seriamente a reputação de uma empresa. Por isso, manter esses registros seguros em um sistema de gestão é investir, também, em segurança.

Registro de Dados em Tempo Real

A transparência total torna-se uma necessidade durante serviços de manutenção: os gerentes responsáveis ​​devem poder ver, ao toque de um botão, qual trabalho já foi concluído e qual será o próximo. O objetivo é uma manutenção completa ou, pelo menos, uma visão geral de quais lacunas ainda existem. A falta de documentação consistente pode ter sérias consequências financeiras, pois alguns clientes se recusam a fechar contratos com empresas de serviços que não podem entregar riqueza de dados.

Os processos de manutenção devem, portanto, não apenas ser compreensíveis, mas também verificáveis ​​por pessoas de áreas externas.
Trabalhar com ordens de serviço ou check-lists em papel, que ainda são bastantes comuns em alguns setores, não são mais suficientes por conta dessas novas exigências. Afinal, há uma grande chance de que a documentação tenha erros de transcrição ou lacunas. E além de ser ineficiente e equivocado, esse método ocupa muito tempo de sua equipe de gestão.

Digitalização como Solução de Problemas

A digitalização agora está ajudando a remediar essa situação. Com um sistema de gestão digital de serviços, as prestadoras ou tomadoras de serviço podem acessar e editar dados dos ativos em tempo real, de qualquer lugar. Isso facilita a inspeção e manutenção no local, uma vez que os instaladores têm imediatamente todas as informações relevantes sobre o objeto – incluindo fotos, histórico de manutenção e integração na rede.

Os prestadores realizam seu trabalho diretamente no sistema, via app. Com isso, os dados do sistema estão sempre atualizados, confiáveis, rastreáveis ​​e bem protegidos. A manutenção se torna um processo claramente definido que é consistentemente documentado do começo ao fim, sem interrupções. Ao mesmo tempo, a qualidade dos dados é altamente otimizada em comparação com o armazenamento de papel. Como o cliente final pode avaliar sistematicamente os dados do objeto, otimizam seu investimento e planejamento de manutenção – com conseqüências positivas correspondentes para os resultados do negócio.

Os benefícios de uma plataforma de gestão de serviços não são menos importantes para os funcionários. Eles podem planejar seus atendimentos com mais facilidade e preparar o material com antecedência – fazendo uso de tablet ou smartphone que carregam consigo. O uso eficiente de um aplicativo é divertido e aumenta a satisfação no trabalho.

Seis fatores de Sucesso

Muitas empresas ou setores de serviços já reconheceram os benefícios da manutenção digitalizada, mas relutam em introduzi-la. Eles fogem das despesas humanas e financeiras. De fato, a digitalização dos processos de trabalho tem sido associada a altos custos e muito trabalho de projeto, já que as soluções anteriores eram complexas. Empresas inovadoras, como a Inventsys, estão trabalhando para remediar esse cenário e facilitar para prestadores de serviço de pequeno e médio porte.

A melhor maneira de começar a manutenção digitalizada é considerar esses seis fatores de sucesso:

  1. Objetivo claro: quais resultados você deseja alcançar com o projeto, e em que período de tempo? Esta questão está no início de todo projeto de digitalização. Posteriormente, a equipe deve discutir qual abordagem com os recursos disponíveis é realista e quais barreiras podem atrapalhar a conclusão bem-sucedida do projeto. Vale ressaltar também as preocupações, como o medo de que os funcionários sejam constantemente monitorados pela rastreabilidade dos processos no trabalho;
  2. Equipe eficaz do projeto: Como o compromisso de todos os envolvidos decide o sucesso ou o fracasso, uma equipe poderosa deve ser montada para a implementação. É uma boa ideia começar como uma pequena equipe de pessoas motivadas com as qualidades certas: entender como trabalhar em processos e aproveitar a criação de novos. Quando os primeiros processos são digitalizados com sucesso, os participantes se tornam embaixadores, consultores e treinadores para digitalização em outras áreas;
  3. Cooperação regional: Como o ponto de partida para a digitalização é o mesmo para a maioria dos profissionais da área de serviços (prestadores ou tomadores), grandes sinergias podem ser alcançadas através da cooperação – não só durante o projeto, mas também para o funcionamento regular;
  4. Planejamento de projeto pragmático: basta definir os passos e marcos mais importantes, bem como os recursos e as funções do projeto;
  5. Organização de aprendizagem: em vez de querer fazer tudo com perfeição e perder muito tempo para o trabalho de projeto, vale a pena começar rapidamente com uma fase piloto. Assim, todos os envolvidos podem ganhar primeiras experiências com o trabalho digital com base em poucos processos. A organização aprende desde o começo e o projeto segue progredindo rapidamente;
  6. Sistema flexível: Acima de tudo, o sistema de manutenção digital deve ser flexível, a fim de apoiar o trabalho anterior da equipe e não alterá-lo fundamentalmente desde o início. Uma otimização nos processos de trabalho deve ser fácil de replicar no sistema, sem suporte externo. A melhor maneira de testar os sistemas de diferentes fornecedores durante a fase piloto é ter certeza de que você está escolhendo o caminho certo.

Solução Ágil

A plataforma para gestão de serviços da Inventsys (FMS/AMS)* é perfeito para pequenas e médias empresas, oferecendo-lhes a flexibilidade completa: a abordagem do sistema é voltada para o ativo, o que perite que o cliente registre suas propriedades, funções e processos de acordo com suas próprias necessidades. E tudo isso acontece sem necessidade de ajuda do departamento de TI. Como o sistema pode ser usado universalmente para todas as mídias, ele é ideal para empresas de afiliação cruzada.

Além disso, é possível cadastrar os dados técnicos, uma descrição da condição, os últimos eventos, como manutenção e as tarefas periódicas com a data de vencimento, para cada ativo. Ordens de serviço e prazos são transmitidos diretamente da plataforma para os prestadores de campo, segundo fluxos de automação. A lista de verificação para o objeto pode ser aberta no local em um dispositivo móvel. Ele mostra os pontos a serem verificados junto com os valores padrão. A interface amigável facilita a localização e atualização dos dados. Depois que um serviço for concluído, o status do pedido é atualizado. Dessa forma, os gestores sempre têm uma visão geral do progresso do trabalho de sua equipe.

Enorme Potencial

A solução de software da Inventsys permite o gerenciamento baseado em geolocalização e atribuições de ativos da mais variada natureza. Para a comunicação entre os gestores de infraestrutura e os usuários finais dos espaços (colaboradores de uma empresa, ou população de um local), o sistema da Inventsys oferece também possibilidades interessantes. O aplicativo de registro é totalmente integrado ao sistema de manutenção. Se um incidente for registrado, uma ordem de serviço é aberta automaticamente gerada e atribuída à pessoa responsável.

Quer saber mais detalhes sobre nossas soluções para Facility Management e Utility Services? Entre em contato e vamos conversar!

*Inventsys FMS Facility Management System e Inventsys AMS Asset Management System

By Martin Morawetz | Inventsys Suíça | Site

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e AMS, a primiera solução desenvolvida exclusivamente para o setor de Facility Management e Utility Services do Brasil.

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