Gestão Estratégica de Facility Management

Para pensar o mercado de Facility Management no Brasil, trouxemos a referência internacional em padronização, a ISO, e analisamos o relatório que a mesma produziu, em 2017, acerca dos conceitos de Facility Management. Nosso objetivo com esse texto é dispor um olhar crítico sobre os processos e os desafios que permeiam o mercado de Facility hoje.

Para enriquecer a discussão, oferecemos também uma análise exclusiva fazendo uso de nosso conhecimento e pesquisas na área de FM. O FM INSIGHTS Inventsys é nossa nova plataforma de compartilhamento de conhecimento e experiências. O projeto estará disponível em materiais específicos e também em um blog que receberá os conteúdos em formatos variados e completamente voltados para o mercado de Facility.

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Gestão Estratégica de FM

Baseados na definição discutida no texto da ISO, podemos afirmar que as características, escopo, orçamento e até mesmo a visibilidade da área de facility pode variar muito dependendo do perfil e da estratégia da organização onde atua.

Sabendo que a área de facility atua inevitavelmente em parceria com outras áreas dentro da organização, podemos propor as seguintes relações, entre o perfil da empresa e a principal relação entre áreas na organização:

  • Foco na retenção de talentos e inovação: FM + RH
  • Foco na produtividade: FM + MANUTENÇÃO / PRODUÇÃO
  • Foco no valor de marca: FM + MARKETING
  • Foco no valor de mercado: FM + RP
  • Foco no resultado financeiro: FM + COMPRAS

1. FM + RH

Organizações que tenham seu foco principal na questão de recursos humanos tendem a enxergar a área de Facility como parceira estratégica aos anseios da organização. Basta olharmos para empresas de tecnologia, que sem dúvida alguma são as que apresentam maiores índices de turn over em cargos de alto valor agregado.  Elas investem muito em diversas questões ligadas ao Facility Management, como espaço físico moderno e diferenciado, serviços de apoio aos colaboradores, etc.

Nestas empresas, a aproximação entre o setor de Facility e o setor de Recursos Humanos não apenas faz muito sentido como traz resultados práticos imediatos. Neste caso, aquilo que, em empresas focadas na produção, é apontado como custo ou despesa, aparece como investimento. Pois, além de melhorar a imagem da organização e o seu valor de marca, impacta diretamente na satisfação e retenção de talentos, reduzindo drasticamente os custos com recrutamento, onboarding e treinamento de novos funcionários, sem falar na quebra de produtividade.

No que diz respeito à tecnologia, empresas enquadradas neste perfil tendem a abrir espaço a inovações tecnológicas ligadas ao conforto e conveniência de seus colaboradores e parceiros, com amplo espaço para teste de novos serviços e recursos tecnológicos, muitas vezes nascidos dentro da própria empresa ou em parcerias com startups e universidades.

2. FM + PRODUÇÃO

Em um outro extremo dessa relação, empresas onde o foco principal seja a produtividade, tendem a focar as metas e indicadores de performance da área de facility na otimização de recursos, redução de custos e eficácia de contratos. Organizações que tenham este perfil delegam aos seus colaboradores de facility a missão crítica de viabilizar e manter a disponibilidade máxima de todos os recursos produtivos da empresa, ao menor custo possível.

Geralmente, reduzem o FM a área de manutenção e apresentam um quadro formado principalmente por homens, com formação em engenharia. Os processos-chave das organizações focadas em produtividade são a Manutenção de Ativos, Controle de Acesso e Segurança e Limpeza.

3. FM + MARKETING

Ainda que guarde semelhanças com a empresa que tenha foco em retenção de talentos, a empresa com foco em marketing tem uma preocupação mais acentuada com o valor de sua marca de um modo geral, do que com as questões ligadas aos Recursos Humanos. Estas empresas, geralmente, são da área de consumo, com contato direto e extenso com o consumidor final. Nestes casos, a atuação da área de facility acaba tendo papel na construção e reforço de uma identidade de marca, com grande implicância nos pontos-de-contato com o cliente.

Aqui, encontram-se todas as grandes redes de varejo e destacam-se pontos diferenciados do papel de facility, que inexistem ou possuem pouca relevância nas organizações de outro perfil, como a sonorização, vitrinismo e decoração de centros de recepção, lojas ou espaços de entrega do serviço objeto do negócio, como acontece com academias de ginástica ou cafeterias, por exemplo.

Redes como a americana Starbucks utilizam isto diretamente em seu marketing, evidenciando características tangíveis dos pontos de venda como fatores cruciais da experiência de consumo e de relação com a marca. Como pontos mais importantes dentro do escopo de FM, nas organizações orientadas ao marketing, temos o serviço de limpeza, decoração, paisagismo e mobiliário, comunicação visual, sonorização e vídeo e tecnologia.

4. FM + RP

Neste tipo de perfil, toda a orientação de facility tem um foco na amplificação da imagem percebida da empresa. Organizações que se enquadram neste perfil têm grande contato com a mídia e imprensa e com públicos institucionais, incluindo representantes de governo e outras entidades. Nestes casos, a área de facility deve focar na experiência institucional de acesso e uso dos espaços, cuidando para que a impressão transmitida seja o mais condizente possível com a identidade corporativa e com os valores visíveis e desejáveis desta organização.

A ligação com a área de Relações Públicas se justifica pela importância que os espaços e pontos de contato da empresa assumem na construção da imagem desta diante de seus públicos. Neste tipo de organização, onde se enquadram principalmente instituições ligadas a valores como credibilidade, confiança, poder, simplicidade, acessibilidade e modernidade, as áreas de recepção, exposição e reunião, além de espaços de convívio como refeitório, auditório, etc, desempenham papel fundamental.

5. FM + COMPRAS

Finalmente, em empresas com maior foco em questões financeiras, com baixo contato direto com clientes e usuários, a relação da área de facility está mais próxima das áreas focadas em produtividade, com a diferença que não apresentam grande preocupação com as utilidades e sua manutenção, mas sim com a questão dos consumíveis necessários ao dia-a-dia da operação.

Nestes casos, a área de facility está, quase sempre, subordinada ao departamento de compras, que é um dos principais departamentos da empresa. Enquadram-se neste perfil empresas que são fornecedoras de outras empresas, que não costumam receber visitas e não possuem uma produção dependente de maquinário complexo.

Nestas operações, o que faz a diferença são as estratégias de ganho relacionadas a compra de insumos necessários à produção dos produtos ou serviços que são o foco da operação.

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Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e Desko Workspace Experience, soluções pioneiras desenvolvidas exclusivamente para o setor de Facility & Workspace Management, pensando o novo espaço de trabalho.

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