Pensando Facility: quanto tempo você perde “apagando incêndios”?

Você é gestor de Facility. Tem que responder pela empresa, lidar com fornecedores, gerenciar o time interno e os colaboradores em serviços de campo, saber o que está acontecendo o tempo todo, com todas as propriedades e prestadores… A gente podia ficar aqui listando mais exigências. Ou, nós podemos pensar em como lidar com esse cenário.

Segundo pequisa publicada pelo RICS na Knowledge Library do IFMA , mais da metade do tempo dos gestores de Facility de grandes empresas é ocupado por pequenas demandas do dia-a-dia. Essa pesquisa é analisada em profundidade em nosso e-book “FM Estratégico & Operacional: análise e pesquisa internacional do setor”. Com base nesse material, também produzimos um infográfico, que você pode conferir aqui. Para fazer download do material completo, você precisa responder a pesquisa sobre a área de serviços de FM no Brasil.

Gestão do Tempo em Facility Management

A pesquisa citada revelou que a divisão do tempo dos gerentes e coordenadores de Facility Management não é nem um pouco justa!

Confira o gráfico:

Fonte: RICS/IFMA

Gestão do Tempo: profissionais de FM reconhecem que passam grande parte do seu dia resolvendo pequenos problemas; e pouco pensando estrategicamente.

Embora a fonte citada tenha foco no mercado de Facility Management, gestores do setor de serviços da maioria das empresas se sentem assim: enterrados em operações do dia-a-dia, sem tempo para analisar estrategicamente o seu trabalho, e o rumo que quer dar ao setor que lidera.

Como se pode notar, mais da metade da dedicação de um Facility Manager vai para as operações dia-a-dia, o “apagar incêndios” que citamos acima. Essa correria é seguida por mais de um quarto do tempo debruçados em projetos especiais (que variam de acordo com o core business e o porte de cada empresa). Por último, recebendo menos de 20% da atenção do profissional de FM, está o planejamento estratégico.

Classificamos essa divisão como injusta porque Facility Management é uma área extremante estratégica, embora com um viés bastante operacional. Essa característica paradoxal também é discutida em nosso e-book.

Em artigo recente da Harvard Business Review, pesquisadora norte-americana aponta que a falta de tempo além de gerar ansiedade e estresse, também pode custar bilhões de dólares ao mercado. Isso se dá devido ao fato da gestão do tempo estar diretamente ligada à produtividade. Para Ashley Whillans, que pesquisa a relação das pessoas com o tempo, a gestão inefetiva da atenção pode inclusive acarretar em problemas de saúde para o profissional e pode, num futuro próximo, se tornar um problema de saúde pública.

O resultado disso? Caos e inércia!

Como estudamos mais afundo em nosso e-book sobre “FM Estratégico & Operacional“, é no pensamento e planejamento estratégico que a área de FM pode se constituir como grande diferencial para a organização.

Quando essa premissa não é considerada, a área de serviços de Facility sofre em duas frentes: fica dependente da equipe de gestão (gerentes e coordenadores) e a certeza que eles irão aparecer para resolver os mais variados problemas; e, em resultado, a gestão de FM não consegue respirar para lançar um olhar diferenciado sobre sua operação, analisar seus dados em profundidade e buscar novas tendências do mercado que podem lhe beneficiar.

Dizemos que o resultado é caos porque o dia-a-dia do Facility Manager se torna caótico e pouco produtivo, se visto pelo ponto de vista de resultados a longo prazo. E acrescentamos inércia porque esse cenário pode manter o setor de FM estanque, enquanto outros departamentos, como desenvolvimento de produto, marketing e novos negócios estão em constante busca por inovações que irão trazer crescimento para o core business.

Como FM pode alcançar a inovação?

Se a chave para elevar FM a um patamar mais estratégico está na busca por inovação, produtividade e planejamento, os gestores da área precisam dispor de ferramentas que auxiliem nessa transformação.

Contudo, se o gestor de facility conseguir dimensionar corretamente suas necessidades e buscar parcerias eficazes, pode descobrir que ferramentas que auxiliam na gestão já podem ser, em si, inovação.

Um exemplo disso é quando pensamos em soluções tecnológicas para gestão de serviços. Ao investir em tecnologia, a área de FM ganha em:

  • Eficiência: os incidentes do dia-a-dia passam a ser gerenciados de forma autônoma, mobile, centralizada e ficam registrados para análises posteriores, tudo de forma customizada para cada tipo de operação;
  • Tempo: com a automatização de processos, os gestores de FM conseguem liderar todo seu time de campo através de apenas uma plataforma, acompanhando as tarefas que estão sendo entregues;
  • Estratégia: todo esse movimento gera dados em tempo real que alimentam os mais variados relatórios, que podem ser customizados, e se integram com outros softwares de gestão (financeira, RH, etc.)

Logo, a solução tecnológica certa é aquela que pode trazer benefícios no curto prazo (gestão do dia-a-dia), e no longo prazo (mais tempo e dados para planejamento estratégico).

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By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e AMS, a primiera solução desenvolvida exclusivamente para o setor de Facility Management e Utility Services do Brasil.

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