Ferramentas de Inovação em Gestão de Facility

Neste ano de 2019, temos lançado materiais super completos que discutem Facility Management em diversos aspectos: desde conceitos estabelecidos da área, passando por suas funções estratégicas, até pesquisas internacionais com profissionais de setor. Esses e-books e infográficos nos permitem pensar FM de forma dinâmica ao passo que relacionamos o conteúdo analisado. Você pode conferir nossa coleção de materiais aqui no blog, ou em nosso site, acessando aqui.

Por exemplo, podemos relacionar inovação e gestão de tempo em FM? De acordo com nossas análises, podemos sim. Isso se dá porque idealizar processos inovadores demanda tempo, visão estratégica e certo distanciamento. Enquanto isso, Facility Managers ao redor do mundo confirmam que suas rotinas estão sempre tomadas por demandas pontuais do dia-a-dia, e sobra pouco tempo para analisar estrategicamente o setor de Facility.

Vamos pensar esses fatores em profundidade?

FM no centro na inovação

Podemos imaginar uma empresa focada em produção criando uma relação de interação com seus consumidores trazendo-os para dentro da fábrica, por exemplo, como fez a marca de automóveis americana SATURN, subsidiária da GM, com grande sucesso, nos anos 90 (Fonte: NYT).

Também, podemos entender o sucesso da rede de cafeterias Starbucks, que criou uma aura sem precedentes na relação de seus espaços físicos com o ato de consumir café, inclusive ditando tendências que podem ser relacionadas ao surgimento do que hoje conhecemos como espaços de coworking. A rede de Seattle, EUA, criou sua marca ao redor da ambientação de suas cafeterias, suas embalagens, seus movimentos de fairtrade e, inclusive, de sua ambientação sonora, que culminaria com a criação da rádio Starbucks, uma das mais ouvidas nos EUA nas últimas décadas.

Ou ainda, empresas que sequer possuem espaços físicos próprios, como já é o caso de companhias na Holanda, que ou invés de possuírem uma sede física, distribuem vouchers de consumo para seus colaboradores, para que possam utilizar cafeterias, espaços de coworking e outros serviços de uso público.

Todos esses são cases onde a inovação em torno do espaço, do serviço e do relacionamento com os colaboradores trouxe sucesso à organização.

Ferramentas para uma gestão inovadora

Software will eat the world” ou o “software vai comer o mundo”, afirmou Marc Andreessen, um dos maiores empreendedores mundiais, ainda em 2011, dizendo que, num futuro próximo, todas as empresas e negócios poderão ser impactados, transformados ou, até mesmo, derrubados por plataformas e sistemas de software. (Leia entrevista completa, traduzida por nós, aqui).

O constante aperfeiçoamento nas rotinas do Facility Management, bem como a integração de tecnologias, pode ser o fator que irá diferenciar as organizações do futuro daquelas que ficarão para trás. Isso se dá porque, como acontece em diversos setores, a implementação de tecnologias e processos inteligentes no dia-a-dia das empresas é a nova corrida espacial. Saber identificar o momento correto para essa transição, os setores que mais ganhariam com ela, e o provedor de tecnologia mais competente são os grandes desafios.

Pensando na área de FM, a efetivação de tecnologias de software focadas em gerenciamento de ativos e serviços seria um importante passo para liderar essa corrida.

Quando as atividades de FM se desenvolvem de forma fluida, isso permite que a companhia se dedique integralmente à sua atividade fim ou a ações de planejamento, alinhadas à estratégia.

Por isso, quanto mais ferramentas inteligentes estiverem empregadas em gerenciar as atividades de FM, mas produtivo o restante da empresa pode ser. Lembrando que, possivelmente, a atividade principal da empresa também esteja se digitalizando, como um movimento natural da cultura de mercado hoje. Isso significa que, em muitos casos, o FM terá que correr atrás para alcançar o desenvolvimento tecnológico do core business da organização e poder agregar valor às atividades como um todo.

Facility Manager: tempo é o ativo mais precioso

Em relação ao dia-a-dia do gerenciamento de Facility, o abandono de práticas engessadas em favor de processos fluidos, sem perda de performance, significa tempo e dinheiro. Ferramentas como digitalização, mobilidade e autonomia, assim como análise de dados e criação de relatórios, trazem profissionalismo, rapidez, praticidade e riqueza em informação para análises futuras.  Se considerarmos um serviço de software que entregue essas premissas e também pense na evolução do mercado de Facility, teríamos um provedor que também é um parceiro de negócios. A ferramenta teria que integrar o controle de ativos e registro de serviços, com um sistema de gerenciamento inteligente que se adapte às necessidades da empresa, e aos avanços tecnológicos. Ideias como mobilidade e geolocalização, decisões baseadas em grandes volumes de dados e outros conceitos inovadores (como espaço de trabalho virtual, e IoT – Internet of Things) são diferenciais enriquecedores na área de FM.

Além de abandonar planilhas dispersas de excel, envio de e-mails e mensagens de Whatsapp, sem qualquer tipo de rastreamento ou controle, e projeções sem embasamento, o emprego de um sistema de gerenciamento de ativos e operações coloca a companhia em um nível diferenciado de seus concorrentes tornando a lucratividade dessa mudança mais tangível. Ainda, o retorno sobre investimento de uma implementação desse tipo poderia ser mensurado por meio dos dados do próprio software, utilizando ferramentas de análise de custos e BI. Nessa perspectiva, passa a ser exigido atualização constante do profissional de FM e automação eficaz nos processos organizacionais –  o que deve ser entendido como uma evolução natural, mas urgente do mercado.

Mas como funciona a gestão do tempo em Facility Management?

Segundo pequisa publicada pelo RICS na Knowledge Library do IFMA, mais da metade do tempo dos gestores de Facility de grandes empresas é ocupado por pequenas demandas do dia-a-dia. A pesquisa revelou que a divisão do tempo dos gerentes e coordenadores de Facility Management não é nem um pouco justa!

Confira o gráfico:

Fonte: RICS/IFMA

Embora a fonte citada tenha foco no mercado de Facility Management, gestores do setor de serviços da maioria das empresas se sentem assim: enterrados em operações do dia-a-dia, sem tempo para analisar estrategicamente o seu trabalho, e o rumo que quer dar ao setor que lidera.

Como se pode notar, mais da metade da dedicação de um Facility Manager vai para as operações dia-a-dia, o “apagar incêndios” que citamos acima. Essa correria é seguida por mais de um quarto do tempo debruçados em projetos especiais (que variam de acordo com o core business e o porte de cada empresa). Por último, recebendo menos de 20% da atenção do profissional de FM, está o planejamento estratégico.

Classificamos essa divisão como injusta porque Facility Management é uma área extremante estratégica, embora com um viés bastante operacional. Se a chave para elevar FM a um patamar mais estratégico está na busca por inovação, produtividade e planejamento, os gestores da área precisam dispor de ferramentas que auxiliem nessa transformação.

Contudo, se o gestor de facility conseguir dimensionar corretamente suas necessidades e buscar parcerias eficazes, pode descobrir que ferramentas que auxiliam na gestão já podem ser, em si, inovação.

Um exemplo disso é quando pensamos em soluções tecnológicas para gestão de serviços. Ao investir em tecnologia, a área de FM ganha em:

  • Eficiência: os incidentes do dia-a-dia passam a ser gerenciados de forma autônoma, mobile, centralizada e ficam registrados para análises posteriores, tudo de forma customizada para cada tipo de operação;
  • Tempo: com a automatização de processos, os gestores de FM conseguem liderar todo seu time de campo através de apenas uma plataforma, acompanhando as tarefas que estão sendo entregues;
  • Estratégia: todo esse movimento gera dados em tempo real que alimentam os mais variados relatórios, que podem ser customizados, e se integram com outros softwares de gestão (financeira, RH, etc.)

Logo, a solução tecnológica certa é aquela que pode trazer benefícios no curto prazo (gestão do dia-a-dia), e no longo prazo (mais tempo e dados para planejamento estratégico).

Quer conferir os materiais completos?

FM Estratégico x Operacional: essa característica paradoxal, e muito mais, é discutida em nosso e-book que analisa em profundidade dados da pesquisa RICA/IFMA. Saiba como baixar infográfico aqui.

Análise Comentada da ISO 41013: discutimos conceitos e benefícios de Facility Management, segundo a nova ISO. Faça download aqui.


Saiba mais sobre nossos software de gestão de serviços de Facility. O Inventsys FMS é a única solução do mercado que integra checklists inteligentes, gestão de ativos dispersos e abertura de chamados dos colaboradores. Para mais informações técnicas, baixe nosso guia de produto, ou agende uma call agora mesmo:


By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e Desko Workspace Experience, soluções pioneiras desenvolvidas exclusivamente para o setor de Facility & Workspace Management, pensando o novo espaço de trabalho.

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