Facility Management e a estratégia de experiência do usuário

Foi o tempo em que a função de um espaço de trabalho era apenas nos abrigar do sol e da chuva, e reunir os equipamentos que precisamos para realizar nossa função. Na verdade, hoje, já passamos também da fase em que limpeza, climatização e ergonomia eram grandes diferenciais, sendo convertidos em pré-requisitos para qualquer instalação de trabalho. Para se diferenciar, os responsáveis em pensar os espaços devem ir além.

Em recente lançamento da Associação Dinamarquesa de Facility Management (DFM), intitulado Facility Management as a digital change agent (saiba mais aqui), um dos temas discutidos em profundidade é a função estratégica de idealizar o espaço de trabalho de forma inteligente, e qual a função do Facility Manager nessa tendência. De autoria de Gitte Andersen, profissional dinamarquesa de FM e fundadora da Signal Design, o texto faz parte de material lançado mundialmente em 2019. Associados ABRAFAC podem fazer o download da versão original, em inglês, aqui.

O tema do texto de Andersen é a tendência que coloca o local de trabalho (em conjunto com a tecnologia nele presente) como uma experiência estratégica para retenção de talentos, aumento da produtividade e entrega de real valor para o cliente final. Essa mudança de foco que está sendo percebida em empresa líderes coloca a função de Gestão de Facility como central num processo de digitalização do espaço de trabalho.

Um dos ganhos de digitalizar os processos dentro da empresa é a possibilidade de angariar dados para analisar como essas mudanças estão afetando o corpo de colaboradores, seus resultados, e a cultura organizacional em si. O outro é que esse processo permite que Facility Management pare de focar tanto em custos e posso utilizar de análise de dados realmente relevantes (e em tempo real) para basear suas decisões, focando mais em eficiência e experiência.

O contexto das relações de trabalho: alguns dados interessantes

A autora lista alguns dados para se levar em consideração quando pensamos o futuro das relações de trabalho, e o que tecnologias para a Gestão de Facility tem a ver com isso.

Quando focamos nos colaboradores:

  • Para 70% dos jovens millenials, o ambiente de trabalho é mais importante do que o salário;
  • 53% afirmam que encontrar equilíbrio entre vida pessoal e profissional é um fator para escolher ou permanecer em um emprego;
  • Atestados médicos relacionados à estresse e mal-estar mental estão crescendo cada vez mais, e custam bilhões/ano ao mercado, e já chama a atenção dos millenials.

Quando focamos em otimização de espaço:

  • Estações de trabalho individuas (cubículos e salas) estão vazias em quase 60% do tempo;
  • Por outro lado, estudos apontam que quanto mais equipes trabalham de forma colaborativa, mais espaço é compartilhado e, consequentemente, menos é necessário;
  • Outros dados mostram o quanto os profissionais são mais eficientes, inovadores e satisfeitos quando trabalham de forma colaborativa.

Quando focamos em inovação:

  • Embora mais de 90% dos diretores de empresa afirmem ser essencial desenvolver processos inovadores para que suas companhias avancem no futuro próximo, apenas 56% deles já tem um planejamento de como irá alcançar dito resultado.

Estas informações indicam o quanto Facility Management tem um papel transformador nesse processo. Grandes organizações, ao redor do mundo, estão com dificuldade de atrair profissionais de talento e que se encaixem em sua cultura. O ambiente de trabalho se tornou o chamariz da vez, sendo utilizado como um ponto a mais na hora de contratar colaboradores chave, e garantir melhor performance. Fatores como tecnologia, design e flexibilidade são os que transformam um espaço de trabalho tradicional, em uma experiência especial e valiosa para o profissional certo.

Big Data: como utilizar os dados que você recolhe do time de colaboradores?

Como já citamos, um dos grandes diferenciais da digitalização dos processos de Facility Management é a possibilidade de receber e tratar dados em tempo real. Acontece que FM sempre lidou com dados, a diferença é que eles nunca foram tão precisos, rápidos e em tamanha quantidade que realmente possamos extrair insights – até agora.

Essa é a diferença do pré-digitalização que gerava “lagging data” – informações que nos “puxam para traz” porque já são obsoletas quando chegam e demandam mais tempo do que valem a pena. Em contraponto ao “leading data” que a digitalização entrega – dados que realmente nos “levam para frente” por serem em tempo real, em grande quantidade e gerados por ferramentas com a capacidade de analisá-los e entregar relatórios customizáveis. Um exemplo desse tipo de ferramenta tecnológica é nossa solução Inventsys FMS, que gera dados em tempo real tanto da execução de serviços, quanto da interação com colaboradores, através de nosso aplicativo de chamados dos colaboradores. Saiba mais aqui.

Com isso, se torna crítico que a Gestão de Facility tenha uma visão analítica e pensamento estratégico para extrair insights valiosos sobre seus colaboradores, seu ambiente de trabalho e a experiência que está sendo entregue para garantir a retenção de talentos.

Como montar uma estratégia da experiência do usuário em Facility Management?

Fonte: Facility Management as a digital change agent – DFM

Para inovar no ambiente de trabalho e utilizar essa tendência como força motora para estruturar um time de ponta, FM precisa rever o seu foco e ir além das rotinas do dia-a-dia. Aqui no FM Insights, temos dois textos que falam sobre essa batalha da área de Facility: um sobre gestão do tempo (aqui), e outro sobre estratégia vs. operação (aqui).

Segundo Andersen, FM deve focar em ser multidisciplinar e criar um ecossistema de coerência entre o espaço de trabalho e os valores da empresa. Corroborando com a ideia de que a experiência dos colaboradores se tornou a chave para o sucesso corporativo, FM tem que buscar colaborar com o departamento de Recursos Humanos, e o de Real Estate (propriedades). Somente trabalhando juntos, e entendendo as necessidades um do outro, esses profissionais podem ser o fator diferencial para suas organizações na era da transformação digital.

Essa colaboração pode ir além: juntos os times podem se ajudar a antever tendências que ainda estão há anos de atingir o mercado em cheio, posicionando a companhia como pioneira em seu segmento. Para isso, será necessário ir além do que é tradicionalmente esperado do Gestor de Facility.

Espaço de Trabalho Colaborativo

É perceptível um novo foco dos gestores em estabelecer um espaço de trabalho baseado em cooperação, e performando de forma unida. Para isso, é importante aprimorar o acesso dos profissionais a esse ambiente de colaboração, onde eles possam participar de forma ativa de diversos grupos multidisciplinares, simultaneamente.

A chave para esse processo funcionar é a digitalização. Diversas novas tecnologias chegam ao mercado, quase que diariamente, para possibilitar e automatizar a colaboração. Esse movimento traz eficiência, criatividade e flexibilidade para o time de profissionais, além de entregar dados pragmáticos que podem ajudar a incrementar a performance desse time, ao longo do tempo.

Mais conteúdo:

Em breve, a Inventsys, através do FM Insights, vai lançar um novo e-book com foco em Gestão Colaborativa, e esses pontos serão discutidos em maior profundidade. Assine nossa newsletter aqui no blog e seja avisado quando o material estiver disponível.

Confira também artigos que produzimos sobre Ferramentas para Inovação em FM (aqui), e sobre a tendência do Ponto Virtual (aqui). Para mais textos que pensam o viés do RH e retenção de talentos, acesse a tag.

Para saber mais sobre nosso software para Gestão de Facility, acesse nosso site aqui, ou baixe nosso guia de produto e dados técnicos aqui.


By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e AMS, a primiera solução desenvolvida exclusivamente para o setor de Facility Management e Utility Services do Brasil.

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