O que são checklists inteligentes e o que podem fazer pela Gestão de Facility da sua empresa?

Como já atestamos em diversos textos aqui do blog, com base em pesquisas e publicações internacionais: Facility não é uma área fácil. Desde sua dupla atuação como operacional e estratégica, até conseguir atingir suas metas de redução de custos, e gerenciar o tempo entre problemas do dia a dia, e projetos especiais, por exemplo. Ainda, com as transformações que a Gestão 4.0 tem exigido de empresas dos mais variados segmentos, Facility tem que entregar ainda mais resultados e se manter, ao mesmo tempo, atenta às novas tendências.

Nesse cenário desafiador, uma dessas tendências se torna um fator decisivo e uma ferramenta poderosa: a inovação tecnológica. Novamente: nós já escrevemos bastante sobre isso aqui! Afinal, é nossa área de expertise. temos o caso da tecnologia de ponto digital que está transformando a relação de colaboradores e empresas, e ainda diversas tecnologias com foco em Gestão de Facility e Serviços, e na implementação de processos sustentáveis em FM.

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Como a tecnologia pode tornar Facility mais estratégica?

Tendo isso em vista, e com base em relatos de clientes e prospects, assim como nossa pesquisa com Coordenadores de Facility (saiba mais aqui), foi possível assinalar algumas funcionalidades de uma solução tecnológica que mais entregariam performance para o setor de FM.

O que são Checklists Inteligentes?

Uma das funcionalidades mais valiosas para gestão de serviços é a automação. A possibilidade de automatizar seus processos não apenas poupa tempo, como também diminui gastos, aumenta a assertividade, facilita a rotina do gestor e da equipe de campo, entre outros benefícios.

Uma evolução da automação é o que o Inventsys FMS oferece! Somos o único software do mercado que conta com checklists inteligentes. Essa funcionalidade consiste em disparar processos automatizados diferentes para cada resposta de cada campo de formulário de um chamado ou ordem de serviço.

Simplificando: você pode ter um processo programado para rodar de forma automática no caso de abertura de um chamado, certo? Essa é a forma mais comum de executar uma automação. Ela, por si só, já traz uma grande diferença para uma operação de serviço.

Mas o que acontece quando um chamado ou ordem de serviço tem certas peculiaridades? Ou se houver algum detalhe que o torne urgente? Ou uma medição que indique que ele deve ser encaminhado para um departamento específico? Ou um dado que devesse gerar uma outra demanda?

Essa é a grande diferença dos checklists inteligentes: você pode parametrizar seus formulários e criar automações diferentes para cada campo a ser preenchido. Dessa forma, os checklists disparam automações distintas “sozinhos”, sem precisar que o gestor interfira, apenas com base nos dados e nas regras que você criou.

Com isso, além de automatizar processos mais simples como abertura de chamado que envia ordem de serviço diretamente para os respectivos prestadores, você também pode ir muito além:

  • O chamado é aberto por alguém no C-Level?
    OS pode passar para a frente da fila!
  • Chamado sobre reposição de insumos?
    Alerta para o setor de compras sobre o estoque!
  • Pedido de limpeza de uma sala?
    Alerta para quem pediu reserva.
  • Algum detalhe do serviço exige especialização?
    OS é enviada para operador específico.
  • Dados de medição num ativo estão fora do padrão?
    Abertura de nova OS para o prestador específico.
  • E muito mais!

Você pode customizar a ferramenta de acordo com as regras do seu negócio, e automatizar os processos num nível de detalhe incrivelmente alto que integra inteligência e performance.

Criação de fluxos de trabalho de automação no Inventsys FMS.

Benefícios da Automação: o que checklists inteligentes podem fazer por sua empresa

Como já citamos, a automação pode ser a grande aliada da sua operação de Facility ao agilizar seus processos poupando tempo, otimizando recursos, mitigando erros, aprimorando a relação entre gestores e prestadores de serviço, e gerando grande volume de dados para análises e planejamentos futuros.

Essas vantagens de cunho prático contribuem para uma visão mais estratégica da gestão de serviços de FM, possibilitando que o setor ganhe visibilidade, autoridade e mais investimento. Ao passo que o Facility Manager automatiza, profissionaliza e aperfeiçoa sua operação, está favorecendo que Facility Management se torne uma área cada vez mais valorizada.

Outro benefício interessante de citar é como a riqueza de dados gerada pelo software pode embasar decisões importantes para o futuro. Desde relatórios de cumprimento de conformidades (módulo SLA) que podem influenciar a renovação de contratos com fornecedores de serviços, assim como relatórios e gráficos com base nas interações da sua equipe de campo (tempo médio de execução de tarefas, OSs por prestador, ativos que mais demandam tempo, utilização de insumos, e muito mais).

Os checklists inteligentes garantem que a geração de dados seja incrivelmente minuciosa ao gerenciar as atividades principais e as derivadas, permitindo que o gestor enxergue a cadeia de serviços que constrói sua operação e entenda a complexidade do setor.

Para isso, é indispensável contar com software que entenda Facility como um ecossistema e integre todos as facetas da gestão de serviços em uma única ferramenta. Esse tipo de solução ágil e robusta está mais acessível do que você imagina. O Inventsys FMS, por exemplo, é uma plataforma completa com um valor que não excede outros players do segmento que não oferecem tantas features.

Saiba mais mais sobre nossa solução aqui:


By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e AMS, a primiera solução desenvolvida exclusivamente para o setor de Facility Management e Utility Services do Brasil.

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