Um futuro mais inovador: Gestão de Facility sendo repensada pela tecnologia

Como uma solução focada no setor de Facility, ficar atentos às novas tendências e desafios é nossa missão. Dessa forma, buscamos estar sempre um passo à frente em relação a alguns aspectos que cerceiam o setor, como tecnologia, movimentos do mercado, tendências sócio-culturais, exigências governamentais, desafios de sustentabilidade e outros. Para todos esses fatores, você pode encontrar textos aqui no blog (#FuturoEmFM, #Tecnologia), ou outros materiais (infográficos e vídeos) em nosso Linkedin.

Recentemente, realizamos uma pesquisa com FMs de grandes empresas (#PesquisaFM) de todo o país para descobrir mais sobre a rotina, os desafios e as projeções pro futuro do setor. Com base nesses dados e de outras pesquisas internacionais, resolvemos listar aqui alguns aspectos mais contundentes do setor de tecnologia que vêm ditando o ritmo do mercado e, consequentemente, da Gestão de Facility.

Gestão de Tempo em FM

Segundo pesquisa internacional publicada no RICS/IFMA, profissionais de Facility de todo o mundo têm que dividir seu tempo entre uma rotina corrida e recheada de problemas da operação, e projetos mais estratégicos e pontuais. Nessa realidade, os profissionais alegam estar imersos nesse dia-a-dia mais operacional e não conseguir nem mesmo olhar para o lado estratégico do negócio e onde Facility Management pode entregar mais valor para o core business.

Fonte: RICS/IFMA

Essa constatação feita pelo RICS/IFMA nos inspirou em nossa pesquisa aqui no Brasil, pois focamos em questionar essa rotina, e perguntar como eles buscam resolver essas questões. Nesse ponto, ferramentas tecnológicas começam a ser citadas.

Os desafios a enfrentar

Em nossa pesquisa brasileira, fomos mais fundo para investigar essa rotina, buscando entender quais os problemas pontuais do dia-a-dia de FM, e os desafios mais sistemáticos que continuam a manter a área refém de questões operacionais. Diariamente, estes são os problemas mais citados por profissionais de Facility brasileiros:

O foco em redução de custos, com quase 30% do público, seguido por qualidade dos serviços, com mais de 23%, revela um setor de FM realmente envolto por questões mais operacionais. Tanto que, com 18%, o terceiro lugar é o pedido justamente de mais valorização para a área.

Porém, quando perguntados sobre os desafios sistemáticos que abalam o setor como um todo, os participantes distribuem bem mais as respostas, sendo que a diferença entre o primeiro fator e o quinto é menos do que 5%. Isso evidencia como essa questão é ampla e divide os profissionais. Possivelmente, isso acontece devido ao fato da amostra pertencer à uma gama bastante variada de empresas (localização, segmento, porte, etc.). Por isso, seus principais desafios estão mais atrelados a fatores de gestão do que os problemas rotineiros, que estão relacionados basicamente ao dia-a-dia de Facility.

Essa questão evidencia algo que já discutimos em alguns materiais aqui no FM Insights, de como o segmento do core business afeta diretamente o cenário e o valor agregado do setor de Facility.

Como inovar em Facility Management?

Nessa mesma linha de raciocínio, podemos trazer as questões sobre tecnologia em FM. No estudo, quando tiramos a questão de custo da equação (uma pergunta que citava uma verba de 100 mil reais), quase 60% das respostas passavam a envolver processos de inovação tecnológica.

Contudo, as métricas hoje para FM apenas envolvem inovação em 5% dos casos, o que explica esse ponto ser eleito como o segundo maior desafio da área. Ainda, também segundo nossa pesquisa, o fato de que quase 40% dos respondentes não conhecia nenhuma ferramenta de software especializada para sua gestão de Facility é incrivelmente revelador.

Podemos notar como o setor ainda se mostra enterrado na gestão operacional, e não tem nem mesmo tempo para pensar inovação, quem diria realmente implementá-la. Porém, quando confrontados com possibilidades tecnológicas, há três funcionalidades tidas como as mais relevantes.

(1) existe grande valor na possibilidade de unificar suas operações de Facility e poder visualizar todos os serviços que estão sendo executados em seu departamento, com essa visão geral fica mais fácil traçar estratégias e melhorias; (2) poder customizar e automatizar processos do dia-dia da sua operação entrega mais produtividade, garante conformidades e torna os processos mais inteligentes; (3) ainda, a visualização em tempo real dos chamados e atendimento da sua equipe de campo, e contando com versão mobile, propicia mais interação e mobilidade. Além disso, toda essa informação gera dados e relatórios para que se possa identificar nível de produtividade, gargalos da operação, pontos de melhoria e otimização de custos. Importante ressaltar que essa tecnologia já está disponível no mercado, e por valores acessíveis.

Facility: Inovação e Experiência do Colaborador

Considerando as respostas de diversos coordenadores e gerentes de Facility de grandes empresas do Brasil, podemos perceber várias citações relacionadas aos colaboradores. Seja satisfação deles com os serviços, seja foco na experiência, ou mesmo projetos para retenção de talentos… diversos profissionais já estão atentos à essa tendência. Grandes empresas do mundo, cada vez mais, se voltam para seu corpo de colaboradores e focam em criar um time de profissionais qualificados e motivados, e FM tem grande parcela de contribuição nesse projeto. No caso de empresas com maior foco em talentos e relações públicas, envolver os colaboradores nas decisões relacionadas ao espaço, processos ou políticas de trabalho tem se tornado uma estratégia de retenção muito eficaz que combina RH e valores da marca.

Como diversas respostas apontaram, um FM mais estratégico é a grande meta para um futuro próximo do setor. Ainda, desafios relacionados aos colaboradores, produtividade e gestão das operações foram amplamente citados. Na prática, a satisfação do colaborador com o espaço e os serviços é uma das métricas mais importantes para o sucesso das estratégias de Facility Management, e isso só tende a crescer. Contudo, como sugerimos no gráfico da Pirâmide do Encantamento, a percepção de valor (por parte dos colaboradores e outros públicos da companhia), que captura valor e fideliza os públicos à marca e aos serviços/produtos, somente é possível numa ação inversa ao que temos hoje, onde o foco é quase exclusivo na redução de custos. Com isso, nos resta a pergunta: nessa batalha de budget e estratégia, qual delas tem mais força na geração de valor?

Tecnologia de Análise de Dados: o futuro da gestão

Partindo dessa riqueza de informações, podemos perceber que diversos participantes já citaram a análise de dados como o futuro para uma gestão de Facility mais estratégica e analítica, e não mais presa em métricas analógicas do passado.

Gráficos do Inventsys FMS

Enquanto a redução de custos ainda é principal desafio em FM, podemos projetar um futuro em que processos inteligentes entreguem mais do que um menor custo, mas sim um planejamento orçamentário otimizado. Como falado anteriormente, uma tecnologia que entregasse uma visão em tempo real de todas as operações de FM, como um ecossistema, e gerasse relatórios aprofundados de como sua gestão de serviços está se comportando e onde pode melhorar – isso é inteligência de dados e de negócios (BI) a serviço do departamento de Facility

Um software completo para Gestão de Facility

O objetivo de discutir essas tendências que se destacaram em estudos sobre o setor de FM é entender para onde estamos rumando, e como já começar a investir em ferramentas voltadas para o futuro.

O sistemas Inventsys FMS conta com módulos completamente voltados para Gestão de FM, e já alinhados com as novas tendências do mercado que podem influenciar as necessidades do setor, em cada empresa.

Módulos como gestão de ativos (o que inclui leitura de QR Code e tecnologias para IoT), gestão de serviços (checklists inteligentes, abertura de chamados pelos colaboradores, customização de processos e rotinas, etc.), gestão de SLAs e contratos, aplicativo personalizado para chamados dos colaboradores e muito mais!

Você pode acessar mais informações em nosso site, e preencher formulário de contato aqui para agendar uma call de demostração.

Para uma visão mais completa do software e dados técnicos, baixe nosso guia de produto:


By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e AMS, a primiera solução desenvolvida exclusivamente para o setor de Facility Management e Utility Services do Brasil.

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