Pesquisa discute o setor de Facilities atualmente e expectativas pro futuro da área

Pesquisa sobre Inovação em Facility

Em 2019, a Inventsys promoveu uma pesquisa inédita com cerca de 100 Coordenadores de Facility, de grandes empresas brasileiras. A ideia do projeto era identificar o cenário do setor de FM no Brasil, focando nos aspectos de inovação e tecnologia que impulsionam o futuro de setor.

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Facility hoje: investimentos e desafios

Perguntamos: “O que você faria se recebesse recursos de R$ 100.000,00 para projetos em FM?”

Um dos pontos mais citados é Inovação e Tecnologia voltados à processos, produtividade e retenção de talentos. Alguns projetos que os Facility Managers investiriam:
a. Qualificação do time de FM;
b. Revisão de processos;
c. Investimento em automação;
d. Aumento de escopo;
Muitos citam que sua real necessidade é uma plataforma integrada, onde seja possível gerenciar todas as áreas da operação de Facility: manutenção, limpeza, segurança, portaria, recepção, frota, contratos em geral. O objetivo é alcançar uma visão geral, que propicie o gerenciamento inteligente e baseado em dados. Alguns gestores citaram o ruído na comunicação com seus públicos (fornecedores, colaboradores, cliente final, diretoria, etc.). Eles apontam a necessidade de:

“Um sistema mais eficaz de comunicação com os meus clientes que não fosse e-mail, WhatsApp ou ferramentas internas do tipo Messenger.”

PESQUISA INVENTSYS/2019

Essas mensagens recebidas de forma desconexa, aleatória e sem acompanhamento de chamados e execuções se torna um grande problema no dia a dia de FM. Alguns, até mesmo, falam em ser parados no corredor com demandas que ele vai acabar esquecendo antes de voltar para sua sala.

Esses gestores apontam inovação de processos e tecnologia de gestão como a solução para tal impasse. Pode ser notado como diversas respostas citam a análise de dados e relatórios em tempo real como base para a tomada de decisão em FM, fugindo de análises mais básicas, focadas apenas em redução de custos, e não otimização. Muitos dos respondentes que citam inovações tecnológicas e processuais, também falam em treinamento e investimento na formação de profissionais mais especializados

58% dos participantes investiriam em Inovação e Tecnologia.

PESQUISA INVENTSYS/2019

Percebe-se, com isso, que parte da verba seria investida tanto em pessoas quanto em sistemas de gestão. A resposta de uma profissional de FM contribui para essa tendência da valorização do colaborador ao indicar que investiria todo o valor para:

“Transformar o ambiente de trabalho mais confortável para os colaboradores.”

PESQUISA INVENTSYS/2019

Com isso, novamente, é citado o conceito de experiência do colaborador. Interessante, também, que alguns gestores foram bastante enfáticos ao citar investimentos na implementação de processos sustentáveis. Surgiram ideias como energia solar, reaproveitamento da água da chuva, plástico zero, etc. Do mais, não fugimos muito do básico: diversas respostas tinham foco em redução de custos (implementar processos para redução de custos, buscar soluções para otimizar custos, e redução de equipes, etc.).

Ainda, investimento em problemas com HVAC (climatização, manutenção de ar-condicionado, etc.) também foram citados diversas vezes. Além disso, alguns participantes elegeram os fornecedores como foco de seu investimento. Este participante defende a riqueza de dados:

“Implantaria um sistema de gestão que atenda as todas as áreas da minha empresa, onde possa identificar todos os processos, mapeá-los e se possível criar novos, que não fosse algo engessado. Acredito muito em controles e relatórios para identificar KPI´s.”

PESQUISA INVENTSYS/2019

Tecnologias para Facility Management

Quando tiramos a questão de custo da equação (perguntando o que fariam com uma verba de 100 mil reais), quase 60% das respostas envolviam processos de inovação tecnológica. Muitos citam que sua real necessidade é uma plataforma integrada, onde seja possível gerenciar todas as áreas da operação de Facility: manutenção, limpeza, segurança, portaria, recepção, frota, contratos em geral. O objetivo é alcançar uma visão geral, que propicie o gerenciamento inteligente e baseado em dados. Alguns gestores citaram o ruído na comunicação com seus públicos (fornecedores, colaboradores, cliente final, diretoria, etc.)

Perguntamos: “E se você tivesse uma varinha mágica?”

Grande maioria dos respondentes usaria a “magia” para resolver problemas de relacionamento com fornecedores, ou dentro da própria empresa, em relação a FM. Tecnologia e inovação também são citadas diversas vezes como solução para problemas de processos, comunicação e gestão de equipes. As features mais mencionadas, novamente, são automação, concentrar operações na mesma plataforma, BI (inteligência de dados), etc. A questão de custo também é mencionada como bastante problemática, e os gestores de FM estão sempre em busca de soluções para essa questão. Um deles busca uma forma de “otimizar custo sem estresse”. Uma das questões mais carentes em Facility é a valorização do setor dentro da organização. Interessante citar que na pesquisa internacional RICS/IFMA, que analisamos antes de nossa pesquisa brasileira, esse era exatamente um dos principais desafios: dificuldades em gerar valorização de FM pela direção da empresa.

O primeiro lugar nesse ranking, contudo, ficou com Redução de Custos. As respostas de nossa consulta aqui no Brasil corroboram com aquele primeiro estudo, de abrangência internacional, do RICS/IFMA. Um dos respondentes investiria sua mágica na colaboração:

“Criaria um grupo de trabalho para discussão, troca de informações sobre indicadores aplicados na área de FM.”

PESQUISA INVENTSYS/2019


Isso conversa com uma das premissas que defendemos na Inventsys: acreditar no seu time para a construção de uma inteligência coletiva e uma gestão colaborativa. Fique atento para nosso próximo material que deve focar nessa tendência!

Facility Amanhã: questões sobre o futuro do setor

Perguntamos: “Quais dicas para quem está ingressando no mercado de FM, hoje?”

Com relação ao futuro, a principal dica para quem está ingressando no setor hoje é especialização. Muitos dos respondentes afirmaram que é muito importante manter o conhecimento atualizado, através de treinamentos, capacitações, participação em eventos e feiras do setor. Mas muitos deixaram claro a necessidade de um conhecimento especializado. Alguns sugeriram a importância de um perfil de engenheiro, mas cremos que esta visão vem justamente da falta de alguém mais técnico no time de Facility em algumas operações.

O grande desafio do perfil de Facility vem da sua multidisciplinaridade. Nenhum profissional será abrangente o suficiente para atender com maestria todas as facetas do FM. Por isso, é muito importante a noção de que a melhor performance virá da construção de uma equipe diversa e capaz. Sugerimos que a liderança desta equipe esteja alinhada com um dos perfis apresentados em nosso estudo sobre a relevância da área de FM de acordo com o foco estratégico de cada empresa.

Assim, uma empresa com foco em produção e performance, deveria ter como líder de FM um profissional da área de engenharia, para conseguir entender os desafios de produtividade e performance, tendo como assistentes um profissional da área administrativa financeira, para colaborar com os cálculos de otimização e resultados.

Bem como, alguém da área de comunicação ou design, por exemplo, para apoiar na coesão entre colaboradores ou investir em ideia inovadoras para obter melhores resultados em conjunto com o olhar mais técnico do engenheiro. A composição deste time e a relevância de cada componente é que fará a diferença no desempenho do setor dentro da organização.

31% das dicas citam que o profissional de FM do futuro deve buscar ser cada vez mais estratégico.

PESQUISA INVENTSYS/2019

Também foi muito destacado dentro deste aspecto, a questão da importância do relacionamento interpessoal da área de FM. O Facility Manager precisa, cada vez mais, dominar técnicas de endomarketing e comunicação, além de ter uma vocação para servir, pois a área de Facility é muito requisitada como área de infraestrutura de retaguarda. Uma respondente afirma o seguinte:

“Neste sentido, estar preparado para deixar tudo pronto para os outros e não receber o devido reconhecimento é uma das principais insatisfações dos coordenadores de Facility.”

PESQUISA INVENTSYS/2019

Dicas rápidas para que vai atuar em FM:

1. Sempre demonstrar o progresso das intervenções e documentar antes e depois;
2. Dominar a tecnologia de automação e análise de dados e métricas de performance;
3. Ser detalhista, acompanhar processo até o final e cobrar qualidade;
4. Ter vocação para servir;
5. Ter visão sistêmica e atuar como membro de uma equipe;
6. Conhecer bem toda a estrutura de custos;
7. Ter perfil motivador e ser acessível para manter as equipes engajadas;
8. Valorizar os processos e sistemas voltados a padronização;
9. Ter empatia para se colocar no lugar dos clientes internos e externos;
10. Estar sempre disponível sem perder o senso de importância, relevância e urgência – Matriz GUT.

Matriz de Priorização de GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) foi proposta por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, em 1981. O objetivo desta ferramenta é priorizar, de forma racional, as ações, levando em consideração a GRAVIDADE (poder dos danos), a URGÊNCIA (o quão provável é a ocorrência), e a TENDÊNCIA (chance de que venha a ocorrer), de um dado fenômeno, permitindo escolher a tomada de ação mais eficaz. Liste os problemas ou pontos de atenção e pontue para cada uma das grandezas GUT. Multiplique as colunas e tenha o resultado da priorização mais racional.

Matriz GUT

Perguntamos: “Como você imagina a profissão do FM nos próximos 10 anos?”

A maioria das respostas cita uma FM mais integrada com o business e com a operação, projetando um setor bastante competitivo com profissionais muito capacitados. Outros alegam que o termo FM tende a desaparecer, tornando-se algo mais amplo e significativo como Workplace&Experience Management, termo o que já está sendo discutido internacionalmente.

Na Inventsys, já trabalhamos com o conceito Workplace Experience em nosso software. Tecnologia e inovação de processos também marcam presença num grande número de respostas, projetando que as áreas de FM, manutenção e conservação irão abraçar soluções tecnológicas (como internet das coisas, automação e telegestão). Segundo os respondentes, esse movimento deve ampliar a abrangência do FM nas organizações. Contudo, alguns respondentes estão temerários que a área de Facility se mantenha engessada por falta de inovações e iniciativas.

A grande maioria cita um setor mais profissionalizado e valorizado, e para isso elege cursos superiores e FM e inovação tecnológica como o caminho a se seguir. Muitos também citam a automação de processos e sistemas integrados como fatores chave para a eficiência operacional em FM. Um respondente afirma ser necessário:

“Saber lidar com sistemas e tecnologias mais complexas, atualizar-se constantemente em diversas áreas. Criar times com performance arrojada. Cada vez mais estar ao lado de seu cliente entendendo e respondendo às suas demandas.”

PESQUISA INVENTSYS/2019

Quando o assunto é inovação, diversas funcionalidades são citadas pelos respondentes: IoT, gestão de ativos, gestão de contratos, dados em tempo real (gestão on line/real time), sistemas que integram todas as operações, automação de processos, relatórios dinâmicos (BI)… Maior valorização do cliente interno (colaboradores), também é amplamente citada. Os pontos levantados são: bem-estar e satisfação com o ambiente de trabalho, valorização do time, cultura organizacional, entre outros. Um profissional de FM reafirmou foco no conceito de Workplace Experience:

‘‘Acredito que a preocupação com o bem estar dos colaboradores seja prioridade na cultura das empresas, e FM tem papel muito importante pois concentra-se exatamente na satisfação do cliente interno. Facilities está intimamente na retenção destes clientes.’’

PESQUISA INVENTSYS/2019

Série de Infográficos Exclusivos

Acesse link para garantir série de conteúdos com base nos dados da pesquisa, alguns dos temas abordados são : Desafios do Futuro e Tendências Tecnológicas em FM. Acesse e baixe:


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By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e Desko Workspace Experience, soluções pioneiras desenvolvidas exclusivamente para o setor de Facility & Workspace Management, pensando o novo espaço de trabalho.

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