Facility Amanhã: o que você sabe sobre Workspace Experience?

Cenário

Segundo artigo da Forbes, se em 2020 você estiver apenas pensando em transformação, você já está atrasado! Este é o ano em que a onda de novas tendências deve finalmente atingir a costa, e trazer turbulência para quem não se preparou, e oportunidades de sucesso para aqueles que já apostaram na inovação.

Para a publicação, chegou a hora de encarar mudanças sócio-demográficas, inovações tecnológicas como Inteligência Artificial sendo uma realidade, a Geração Z entrando no mercado de trabalho, transformação nas relações de trabalho (trabalhar remotamente, flexibilização de contratos, investimento na experiência do colaborador, etc.)

Vendo esse cenário pelo olhar do setor de Facility Management, temos que focar na influência do espaço nessas novas relações de trabalho, pensando também novas tecnologias e novas gerações de colaboradores. As projeções para o futuro dos profissionais de Facility envolvem a experiência dos colaboradores com: espaço, serviços, gestão do tempo, relação entre as equipes, relação com a marca da empresa, etc.

Uma visão internacional:

Temos diversos artigos que discutem a questão da experiência aqui no blog (confira a lista aqui). Contudo, um material da DFM lançado em 2019 traz algumas informações super interessantes sobre o cenário de Facility e as relações de trabalho.

Quando focamos nos colaboradores:

  • Para 70% dos jovens millenials, o ambiente de trabalho é mais importante do que o salário;
  • 53% afirmam que encontrar equilíbrio entre vida pessoal e profissional é um fator para escolher ou permanecer em um emprego;
  • Atestados médicos relacionados à estresse e mal-estar mental estão crescendo cada vez mais, e custam bilhões/ano ao mercado, e já chama a atenção dos millenials.

Quando focamos em otimização de espaço:

  • Estações de trabalho individuais (cubículos e salas) estão vazias em quase 60% do tempo;
  • Por outro lado, estudos apontam que quanto mais equipes trabalham de forma colaborativa, mais espaço é compartilhado e, consequentemente, menos é necessário;
  • Outros dados mostram o quanto os profissionais são mais eficientes, inovadores e satisfeitos quando trabalham de forma colaborativa.

Quando focamos em inovação:

  • Embora mais de 90% dos diretores de empresa afirmem ser essencial desenvolver processos inovadores para que suas companhias avancem no futuro próximo, apenas 56% deles já tem um planejamento de como irá alcançar dito resultado.

Estas informações indicam o quanto Facility Management tem um papel transformador nesse processo. Grandes organizações, ao redor do mundo, estão com dificuldade de atrair profissionais de talento e que se encaixem em sua cultura. O ambiente de trabalho se tornou o chamariz da vez, sendo utilizado como um ponto a mais na hora de contratar colaboradores chave, e garantir melhor performance. Fatores como tecnologia, design e flexibilidade são os que transformam um espaço de trabalho tradicional, em uma experiência especial e valiosa para o profissional certo.

Uma tendência emergente em Facility Management

Segundo a McKinsey, Workplace Strategy é uma das seis tendências mais latentes para o setor de Facility, hoje. Para a consultoria, pensar estrategicamente o espaço de trabalho está se tornando a principal ferramenta para melhorar engajamento, produtividade e retenção entre os colaboradores. Implementar ideias do tipo: espaço modular e aberta à mudanças ágeis; disposição de estações de trabalho no estilo coworking; trazer amenidades como ioga e meditação para o dia a dia da empresa e; design focado no bem-estar das pessoas.

Traduzimos esse gráfico para exemplificar a estratégia discutida pela McKinsey:

Pesquisa: Facility no Brasil – métricas do sucesso

Em pesquisa recente, a Inventsys consultou cerca de 100 profissionais de FM de grandes empresas do Brasil. Você pode baixar infográficos sobre diversos temas abordados na pesquisa aqui, e baixar e-book completo aqui.

Ao serem perguntados sobre as métricas utilizadas para avaliar sua operação de Facility, a grande maioria dos participantes confirmaram o que já havíamos constatado em análises anteriores: o setor de FM ainda é gerido pelo ponto de vista de custo. Cerca de 43% das respostas afirmam que a métrica mais considerada é Redução de Custos. Em segundo lugar, com 29% das respostas, está Qualidade dos Serviços. Satisfação dos Colaboradores é a terceira métrica, sendo a mais considerada em 16% dos casos.

Workspace Experience: você está atento?

Considerando as respostas de diversos coordenadores e gerentes de Facility de grandes empresas do Brasil, podemos perceber várias citações relacionadas aos colaboradores. Seja satisfação deles com os serviços, seja foco na experiência, ou mesmo projetos para retenção de talentos… diversos profissionais já estão atentos à essa tendência. Grandes empresas do mundo, cada vez mais, se voltam para seu corpo de colaboradores e focam em criar um time de profissionais qualificados e motivados, e FM tem grande parcela de contribuição nesse projeto. No caso de empresas com maior foco em talentos e relações públicas, envolver os colaboradores nas decisões relacionadas ao espaço, processos ou políticas de trabalho tem se tornado uma estratégia de retenção muito eficaz que combina RH e valores da marca.

Como diversas respostas apontaram, um FM mais estratégico é a grande meta para um futuro próximo do setor. Ainda, desafios relacionados aos colaboradores, produtividade e gestão das operações foram amplamente citados. Na prática, a satisfação do colaborador com o espaço e os serviços é uma das métricas mais importantes para o sucesso das estratégias de Facility Management, e isso só tende a crescer. Contudo, como sugerimos no gráfico da Pirâmide do Encantamento, a percepção de valor (por parte dos colaboradores e outros públicos da companhia), que captura valor e fideliza os públicos à marca e aos serviços/produtos, somente é possível numa ação inversa ao que temos hoje, onde o foco é quase exclusivo na redução de custos. Com isso, nos resta a pergunta: nessa batalha de budget e estratégia, qual delas tem mais força na geração de valor?

Seguindo a lógica da Pirâmide de Maslow, que indica que a primeira busca de um indivíduo é sempre pela satisfação de suas necessidades básicas, propomos uma pirâmide de escala de valores rumo ao encantamento dos públicos internos e externos. Assim, teríamos como primeira necessidade básica de um Facility Manager a disponibilidade aos usuários. Estar pronto e em condições de uso. Em uma segunda etapa, existe uma busca pela eficiência no uso dos recursos. É quando a empresa busca melhorias e atualizações com o objetivo de otimizar o uso dos recursos disponíveis, mas ainda numa lógica de melhor custo-benefício. Logo após, as organizações atingem um grau de maturidade maior e buscam além da eficiência, entregar conforto nas suas estruturas e serviços, aumentando o grau de satisfação dos colaboradores e o valor percebido da marca pelos públicos, principalmente o público interno.

Atingido o status de conforto, as empresas buscam o aumento da qualidade de vida dos colaboradores, visando uma maior conexão entre pessoas e ambiente de trabalho. Esta conexão entre espaço e indivíduo começa a alterar a própria configuração dos espaços de trabalho e, num segundo momento a própria existência do tradicional posto de trabalho fixo em um escritório. Ambientes mais inovadores e abertos, estimulam a criatividade e aumentam a produtividade, além de reforçar a noção de pertencimento das pessoas com relação a empresa, impactando diretamente nas estratégias de captação e retenção de talentos.

O mesmo material da DFM, Dansk Facility Management Association – DFM, que citamos acima ilustra como a Gestão de Facility pode levar o espaço de trabalho de um simples ambiente, para um estado de comunidade.

Inventsys Desko: revolução em Workspace Experience

Por uma Gestão Colaborativa em Facility Management, incluímos o aplicativo de chamados dos colaboradores DESKO à nossa plataforma Inventsys FMS. Com esse aplicativo personalizado (sua marca, seus chamados), você consegue integrar abertura, execução e dados dos chamados da sua empresa.

1) Automatize todo o processo: você cria fluxos de automação que podem encaminhar o chamado do colaborador diretamente para o prestador executar o serviço, sem sua intervenção.

2) Chega de E-mails e Whats App: todas suas operações de Facility ficam concentradas em uma plataforma, registrando as informação para relatórios ou verificações posteriores.

3) Geração de Dados em Tempo Real: a ferramenta entrega gráficos e relatórios em tempo real para você acompanhar a evolução dos contratos, ordens de serviço e  equipe de campo.

Indo muito além de um helpdesk, essa interface da nossa plataforma Inventsys FMS oferece funcionalidades práticas para a Gestão de Facility, e outras que propiciam uma experiência diferenciada para os colaboradores quando interagem com o ambiente e com o que ele os oferta. Processos como Guest Pass – Liberação de Acesso (facilitando a entrada de visitantes, sem burocracia), e Check in em Workstations (mapeando a ocupação das estações de trabalho). Na questão de gestão colaborativa de serviços, é interessante ressaltar que todos os chamados e fluxos são parametrizáveis para o colaborador apenas ver o que lhe interessa e o processo segue automaticamente dali.

Confira vídeo:

O aplicativo DESKO vem para compor nossa plataforma, buscando torná-la ainda mais completa para atender um ecossistema complexo como é o caso do setor de Facility Management.

Inventsys: sempre em busca da inovação

Em 2019, o perfil inovador da Inventsys, como empresa e como software, foi reconhecido em mais de uma ocasião. Em julho, fomos selecionados no ranking 100 Open Startups como uma das ferramentas mais inovadoras do mercado, ficando no Top 3 para o segmento Construction (que inclui aplicações para construção, real estate e manutenção). Esse ranqueamento é baseado num evento de Open Innovation, que ocorre todo ano. A edição 2019, na qual fomos destaque, contou com quase 9 mil startups participantes, e mais de 2 mil empresas.

Em agosto de 2019, participamos do Bosch Challenge Day for Startups, que aconteceu no espaço Connectory, na sede curitibana da empresa. O espaço, idealizado pelo setor de inovação da Bosch, abre oportunidade para que startups tragam suas soluções para problemas internos da Bosch. Ao todo, participaram do encontro 7 startups brasileiras. Apenas duas foram selecionadas para implementar seus projetos, uma de cada área atendida pelo desafio. A Inventsys, com seu software para gestão de serviços de Facility Inventsys FMS, foi vencedora na categoria Facility Management. A solução em softwares de simulação que ajudam os seus clientes no desenvolvimento de produtos e projetos da Smarttech foi a escolhida na categoria Manufatura 4.0. Muito antes, ainda em 2016, fomos premiados pela ThyssenKrupp como a solução vencedora do Open Innovation ThyssenKrupp, voltado ao gerenciamento de operações sobre ativos geolocalizados.

Essa lista de reconhecimentos atesta nosso histórico como uma solução inovadora para o setor de tecnologia de serviços, gestão de ativos e contratos e automação de processos. Saiba mais sobre nossa plataforma mobile para gestão de serviços aqui:


By Flahane Roza | Conteúdo Inventsys | Linkedin

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e AMS, a primiera solução desenvolvida exclusivamente para o setor de Facility Management e Utility Services do Brasil.

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