Tecnologia para Facilities: aplicativos específicos ou plataformas integradas, como escolher?

Confira texto que nosso CEO produziu a pedido da FS Educa, parte da iniciativa “Tecnologia + FM = Sem complicação”, em parceria com empresas de tecnologia, entre elas, a Inventsys. A ideia é desmistificar o assunto e trazer a tecnologia para os profissionais de Facility de forma acessível e sem complicação. Acesse publicação original aqui.

É indiscutível que todos os setores da economia terão que passar por uma transformação digital, caso não queiram se tornar obsoletos. Já em 2011, Marc Andreessen, fundador do Netscape, um dos primeiros navegadores de internet e hoje um dos maiores investidores de tecnologia no mundo, publicou um artigo clássico no The Wall Street Journal com o seguinte título: PORQUE O SOFTWARE ESTÁ DOMINANDO O MUNDO. Ele afirmava que todos os grandes setores econômicos, de finanças ao comércio, passando até pelas forças armadas, estão se tornando empresas baseadas em tecnologia, mais especificamente em softwares. 

Transformação digital é uma mudança no próprio modelo de negócio e nos processos produtivos e de logística, e até nos próprios produtos e serviços, que deixam de seguir uma sistemática analógica passando para um modelo digital. Abordaremos esta temática em um próximo artigo.

Mas como tudo tem um começo, um importante passo é iniciar digitalizando processos.  Eliminando todo o tipo de registro e coleta de dados ou processos de controle baseados em atividades manuais. Planilhas, checklists e inspeções em formulários de papel, relatórios que levam dias para serem elaborados e muitas outras atividades que demandam tempo para se transformarem em informações úteis para a tomada de decisão devem ser abolidas e inseridas em ambientes digitais automatizados. 

Em facilities, temos muitos processos que são baseados em processos totalmente manuais ou que ainda possuem etapas passíveis de automação via tecnologia. Muitas vezes, mantemos as coisas da mesma forma com base em presunções ou premissas do passado, que já não fazem sentido. Uma destas atividades é o controle de acesso de visitantes, por exemplo. Existe uma ideia de que a portaria com barreira física e recepcionistas torna o controle de acesso mais seguro. Mas isto não é verdade. Está comprovado que, quando utilizamos pessoas em processos automatizados, fica mais difícil de identificar tentativas de fraude. Isto porque é mais fácil enganar pessoas do que máquinas. Seria mais fácil acessar uma portaria com documentos falsos passando por recepcionistas do que com um controle de acesso digital direto na catraca. 

Na verdade, ainda nesta questão do controle de acesso, qual o papel real das recepcionistas? Um recepcionista recebe o visitante, verifica seu cadastro, entra em contato com o anfitrião para confirmar a visita e, então, entrega o crachá de acesso. Uma vez, fui convidado pelo CEO de uma empresa instalada em um prédio multi-inquilino para uma reunião. Cheguei 10 minutos antes do horário. O condomínio era grande e havia umas 30 pessoas na fila de cadastro. Cheguei 15 minutos atrasado no meu compromisso já estando no local! Um absurdo. Já existem tecnologias para liberação de convidados pelos próprios inquilinos, seguindo um processo mais seguro do que o check-in na recepção. Esta é uma das tecnologias específicas disponíveis hoje no mercado para a área de facilities. Também existem tecnologias para realização de checklists, para chamados de manutenção e limpeza, para reserva de salas de reunião e, agora para controle de ocupação de estações de trabalho.

Mas você já pensou ter que lidar com 4 ou 5 aplicativos e plataformas de software para implementar esta transformação digital em sua empresa? Não seria mais fácil se todas estas tecnologias estivessem integradas em um único “portal” ou aplicativo de Facilities? Qual a sua opinião? Nossa dica é que você avalie o grau de digitalização que está buscando bem como a profundidade de cada uma das etapas ou serviços que gostaria de digitalizar. Se forem poucos serviços ou você busca uma solução bem robusta para apenas um problema, sugerimos que busque soluções pontuais, de nicho, para este problema. Mas se você está buscando uma percepção mais ampla, dentro de um conceito de gestão colaborativa de facilities, onde seus colaboradores e fornecedores tenham acesso a uma gama de funcionalidades e serviços, então pode valer mais a pena procurar uma solução com visão mais completa, que funcione como uma espécie de hub de facilities.

Saiba mais sobre nossas plataformas integradas Inventsys e DESKO:

Saiba mais em nosso site.

Texto de Mário Verdi, CEO da Inventsys e especialista em tecnologia e inovação com formação em design thinking, publicado originalmente no blog da FS Educa, em 28/05/20

Autor: inventsysfms

Somos uma start up desenvolvedora do sistemas Inventsys FMS e Desko Workspace Experience, soluções pioneiras desenvolvidas exclusivamente para o setor de Facility & Workspace Management, pensando o novo espaço de trabalho.

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